Miras tu bandeja de entrada y sientes un cansancio inmediato. Tienes que hacer un seguimiento de la reunión de ayer, decirle que no a una nueva propuesta, pedir información para un proyecto, disculparte por un retraso y reconectar con un antiguo contacto.
Hace unos años, esa lista de tareas significaría una o dos horas de cuidadosa redacción. Hoy, puede significar 10 minutos.
La Inteligencia Artificial, y en particular ChatGPT, es tu mejor aliada para la comunicación escrita. El truco, como siempre, no es pedirle que “escriba un email”, sino darle la instrucción perfecta.
A continuación, te daré 5 plantillas de prompts que puedes copiar y pegar para resolver las situaciones más comunes, permitiéndote pasar de ser un esclavo del email a un estratega de la comunicación.
Tabla de Contenidos
1. El Email de Seguimiento Post-Reunión
- El Problema: Acabas de salir de una reunión importante y necesitas asegurarte de que todos estén en la misma página, que las tareas estén claras y que el impulso no se pierda.
- La Plantilla de Prompt:
Actúa como un project manager eficiente. Redacta un email de seguimiento para los asistentes de nuestra reunión sobre
[tema de la reunión]. El email debe tener un tono profesional y proactivo. Incluye estas tres secciones: 1. Un breve agradecimiento y un resumen de la decisión principal. 2. Una lista de acciones claras (action items), asignando cada tarea a[nombre de la persona o equipo]. 3. Los próximos pasos y la fecha de la siguiente reunión o fecha límite.
2. El Email para Decir “No” de Forma Cortés
- El Problema: Te han invitado a participar en un proyecto o te han hecho una petición que no puedes o no quieres aceptar, pero deseas mantener una buena relación profesional.
- La Plantilla de Prompt:
Actúa como un comunicador asertivo y diplomático. Redacta un email para declinar cortésmente la invitación/petición de
[nombre de la persona]para[describe la petición]. El email debe: 1. Agradecer sinceramente por haber pensado en mí. 2. Explicar de forma breve y general que no puedo comprometerme en este momento debido a[razón genérica, ej: 'proyectos actuales que requieren toda mi atención']. 3. Terminar con un tono positivo, deseándole éxito en su proyecto y dejando la puerta abierta para futuras colaboraciones.
3. El Email para Solicitar Información Específica
- El Problema: Necesitas información crucial de otro colega o departamento y quieres asegurarte de que tu petición sea clara, concisa y fácil de responder para no generar una larga cadena de correos.
- La Plantilla de Prompt:
Necesito redactar un email claro y conciso para solicitar información específica sobre
[nombre del proyecto o tema]a[nombre de la persona o departamento]. El email debe explicar brevemente por qué necesito la información y luego pedir los datos en una lista de 3 puntos claros y numerados. Finaliza estableciendo amablemente una fecha límite para recibir la respuesta. El tono debe ser colaborativo y respetuoso.
4. El Email para Disculparse por un Retraso
- El Problema: Te has retrasado en una entrega y necesitas comunicarlo de una manera que transmita responsabilidad, gestione las expectativas y ofrezca una solución, en lugar de sonar como si estuvieras dando excusas.
- La Plantilla de Prompt:
Actúa como un profesional responsable y proactivo. Redacta un email para
[nombre del cliente o jefe]para informarle sobre un retraso en la entrega de[nombre de la tarea o proyecto]. El email debe: 1. Disculparse directamente por el retraso. 2. Explicar brevemente la situación sin buscar excusas. 3. Proporcionar una nueva fecha de entrega realista y concreta. 4. Reafirmar mi compromiso con la calidad del resultado final.
5. El Email para Reconectar con un Contacto (Networking)
- El Problema: Quieres reavivar una relación profesional con un antiguo colega o un contacto que no ves hace tiempo, pero no quieres sonar forzado o como si necesitaras algo urgentemente.
- La Plantilla de Prompt:
Redacta un email corto, cálido y amigable para reconectar con un antiguo colega/contacto,
[nombre del contacto], a quien conocí en[lugar o empresa]. El email debe mencionar algo positivo que recuerdo de nuestra interacción pasada y preguntarle cómo le ha ido. Termina con una sugerencia de bajo compromiso, como “me encantaría ponernos al día con una breve llamada de 15 minutos cuando tengas un hueco”.
Esto es Solo el Comienzo
Has visto cómo 5 prompts pueden resolver 5 situaciones complejas y ahorrarte un tiempo valiosísimo. Imagina tener la instrucción perfecta para cada situación profesional que se te presente.
Estas plantillas son solo una pequeña muestra del arsenal que puedes construir. En mi guía completa, “Productividad Aumentada: 101 Prompts de ChatGPT”, encontrarás docenas de prompts adicionales para cada aspecto de tu trabajo.
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Conclusión: Tu Email, Tu Aliado
La IA no se trata de reemplazar tu juicio, sino de potenciarlo. Al usar estas plantillas, no estás dejando de ser tú; estás eliminando la fricción y el trabajo pesado para poder concentrarte en el mensaje y la estrategia.
Si estás listo para reclamar tus horas y transformar tu bandeja de entrada para siempre, la guía completa te está esperando.
